Gastronomia może wydawać się niektórym złotym biznesem z nieograniczonymi możliwościami. Obserwujemy miejsca, w których jest duży ruch, i wyobrażamy sobie, jak duże zyski można w ten sposób uzyskać. Jednak prawdą jest, że zarządzanie kosztami w restauracji może być trudniejsze, niż nam się wydaje, i finalnie niekoniecznie każdy biznes gastronomiczny musi być rentowny.

Zastanówmy się nad sytuacją w restauracji, gdy codziennie możemy cieszyć się wizytą wielu gości, nasz personel jest w ciągłym ruchu, a dostawy nie nadążają uzupełniać zapasów. Teoretycznie powinniśmy spać spokojnie, ponieważ na koniec miesiąca na pewno wyjdziemy „na plus”. A co, jeśli mimo dużego obłożenia wciąż nie zarabiamy tyle, ile powinniśmy? Zanim zaczniesz zastanawiać się nad uczciwością swoich pracowników, warto przeanalizować wszystkie struktury w lokalu – od godzin otwarcia, przez ceny w menu, koszty pracownicze oraz inne koszty stałe związane z utrzymaniem restauracji. Prawdopodobnie prędzej czy później znajdziemy przyczynę i lek na swoje problemy, o ile skrupulatnie poszukamy przyczyny swoich problemów.

Nie wszystko musisz liczyć sam

Obecnie dobry program sprzedażowy w restauracji jest na porządku dziennym. Dobry jest taki, który można dopasować na potrzeby własnego lokalu w zależności od jego profilu i specyfiki pracy. Ważne, aby działał bez zarzutu, dając nam precyzyjne statystyki, ale przede wszystkim ułatwiał pracę swoją intuicyjnością. Dzięki niemu dowiemy się, kiedy mamy największe obłożenie, jakie danie sprzedaje się najczęściej, albo jaki jest średni rachunek w naszym lokalu. To dane nie do przecenienia, ponieważ dzięki nim możemy planować grafik, zmiany w menu oraz modyfikować godziny otwarcia. W momencie, gdy widzimy problem związany ze zbyt dużymi wydatkami, warto przede wszystkim wykorzystać przekrój raportów, jakie oferuje nam nasze restauracyjne oprogramowanie, i dopiero na tej podstawie planować dalsze kroki.

Mądrze zarządzaj

Częstym błędem restauratorów jest szukanie oszczędności w personelu i towarze. Szukają nie tyle tańszych ofert, ale wręcz decydują się na gorsze produkty, przez co ryzykują obniżenie jakości podawanych potraw. Z kolei zmniejszanie liczebności personelu na zmianie oczywiście ma uzasadnienie w godzinach, gdy faktycznie nie ma ruchu, ale zostawianie dwóch kucharzy i dwóch kelnerów w sobotni wieczór na 80-osobową restaurację z ogródkiem na pewno nie przysporzy nam pozytywnych opinii. Takimi sposobami możemy opaść na samo dno, narażając się na niepochlebne recenzje gości, a tym bardziej na rezygnację osób z załogi, którzy będą mieli dość pracy w trudnych warunkach. Jak sobie wobec tego z tym poradzić?

Przeanalizujmy grafik pracowników i zestawmy go z ruchem w restauracji. Być może warto zwiększyć liczebność załogi wieczorami, kosztem tego, że mniejsza grupa będzie się zjawiać na otwarciu lokalu. Dzięki temu, że sprawniej obsłużymy gości w największy ruch, damy sobie szansę na większy obrót. Szybka i jednocześnie gościnna obsługa jest w stanie lepiej sprzedawać, ponieważ nie tylko wykorzysta duże obłożenie, ale poprzez komfort w odpowiednio licznym personelu mocniej skupi się na sprzedaży oferty, a przy tym na zbieraniu napiwków.

Inną metodą wartą rozważenia jest zmiana godzin i dni otwarcia restauracji. Zdarza się, że obrót lokalu w poszczególnych godzinach w żaden sposób nie zarabia na koszty stałe – opłaty za media czy personel. W takim przypadku najlepiej otwierać restaurację wtedy, gdy wiemy, że faktycznie ma to sens. W związku z tym często restauratorzy decydują się na zamknięcie lokalu, np. w poniedziałki, lub godziny otwarcia tylko na wieczór.

Wiem, że wielu restauratorów boi się takich decyzji w obawie, że gdy goście kilka razy „odbiją się” od drzwi, to już nigdy nie wrócą. Nie jest to prawda, tym bardziej że w razie potrzeby możemy komuś otworzyć lokal na specjalne zamówienie poza godzinami otwarcia – dotyczy to szczególnie gościa biznesowego, który często organizuje większe spotkania w ciągu dnia lub wspomniane już poniedziałki.

Policz wszystko

Częstym błędem jest liczenie marży bez uwzględniania wszystkich kosztów, jakie są związane z produkcją w restauracji. Jest to czasem mgliste przekonanie, że gdy narzucimy pewną kwotę, to na pewno wszystko nam się zbilansuje, a to niestety nie jest prawda. Warto przede wszystkim kontrolować ceny produktów (szczególnie przy dzisiejszej inflacji) i porównywać oferty. Zdarza się, że nasz stały dostawca oferuje nam rabaty za współpracę, ale być może w ogólnym rozrachunku kupowanie w kilku miejscach mogłoby nam przynieść większe korzyści finansowe.

Ponadto ciągle musimy mierzyć się ze wzrostem płac, rachunków za media, kosztami za środki czystości czy wynajem lokalu. Każdy z tych elementów ma swoje odzwierciedlenie w cenie menu i wszystko należy brać pod uwagę. Ponadto warto także przeanalizować sprzedaż dań pod względem tego, co jest popularne i jak względem tego planować dostawy. Być może w menu znajdują się dania, które nie rotują, a straty na produktach do nich rzutują na naszych zyskach. Czasem drobna zmiana w ofercie pozwoli na zaoszczędzenie nawet do kilkuset złotych miesięcznie.

W kwestii marnowania towaru w ostatnich latach dużo powiedziano już o podejściu „zero waste”, które nakazuje nam wykorzystywać niemal wszystko, co może nadawać się do dalszej obróbki, m.in. ścinki z mięs, resztki i obierki warzyw, które można wykorzystać do bulionów, czy otwarte wina, które możemy przeznaczyć na gotowanie. Prawdą jest też, że sprawnie zarządzający kuchnią szef powinien panować nad swoim magazynem i umieć wykorzystać wszystko w taki sposób, by marnować jak najmniej. Dodatkowo dzisiejsze technologie, z których korzysta się w kuchni (np. pakowanie próżniowe, schładzanie szokowe), pozwalają na efektywniejsze przechowywanie jedzenia i jednocześnie na minimalizowanie strat.

Kolejną ważną rzeczą jest rzetelne przygotowanie receptur i trzymanie się wielkości porcji. Jest to niezwykle istotne, ponieważ receptura wpisana w program powinna pokrywać się z niewielkimi przesunięciami z tym, co jest wydawane w rzeczywistości. Jeśli okazuje się, że kucharz ma ciężką rękę i za każdym razem wydaje o 50 g polędwicy więcej, niż powinien, nie dziwmy się, że wciąż widzimy straty. Oczywiście poza odpowiednim porcjowaniem przez kucharzy ważne jest również aktualizowanie bazy receptur w programie, nawet tych najmniejszych. Wtedy mamy pewność, że minimalizujemy zakres błędu i łatwiej nam zlokalizować, którędy pieniądze uciekają.

Podsumowując: zyskowność w restauracji nigdy nie jest oczywista. Składa się na to szereg analiz, wielu godzin ciężkiej pracy, która dotyczy kadry zarządzającej przez kuchnię i kelnerów. Jedno jest pewne – nigdy nie zaczynamy oszczędzania na ludziach i produktach. Pamiętajmy, że goście lubią jakość, a jej ubytek jest zawsze zauważalny, co może odwrócić się przeciwko nam.